O WhatsApp atendido, mesmo quando a receção está ocupada

O contexto

Uma clínica de fisioterapia com agenda cheia e uma receção sobrecarregada. As marcações chegavam por telefone e WhatsApp ao longo de todo o dia, incluindo fora de horas. Remarcações e desistências deixavam buracos na agenda que a lista de espera, gerida à mão, raramente conseguia preencher a tempo.

O problema

Cada mensagem por responder era uma consulta em risco. A equipa passava horas ao telefone em vez de estar com os pacientes, e a gestão da lista de espera dependia da memória de quem estava ao balcão nesse dia.

O que construímos

Um assistente de IA ligado ao WhatsApp e à agenda da clínica. Interpreta o pedido, consulta a disponibilidade e executa as tarefas autorizadas. A equipa acompanha as conversas e pode assumir qualquer uma quando necessário.

• 01Recebe pedidos pelo WhatsApp a qualquer hora
• 02Marca, remarca e cancela consultas diretamente na agenda
• 03Consulta a lista de espera quando uma vaga fica disponível
• 04Prepara rascunhos de planos de tratamento que a profissional revê e envia com um clique
• 05Entrega a conversa a um humano sempre que o assunto sai do âmbito definido

O que mudou

• 01Os pedidos fora do horário ficam registados e podem ser tratados pelo assistente
• 02Marcações, alterações e cancelamentos usam a mesma agenda da equipa
• 03A lista de espera faz parte do processo em vez de depender da memória no balcão
• 04O sistema está em produção e a equipa mantém o controlo das conversas